Egyszerűsített foglalkoztatásbejelentő mobilalkalmazás (EFO)

Egyszerűsített foglalkoztatásbejelentő mobilalkalmazás (EFO)

Az EFO alkalmazást a NISZ a Budapesti Műszaki Egyetemmel együttműködve indította el 2013-ban azzal a céllal, hogy megkönnyítse az egyszerűsített foglalkoztatásban alkalmazott munkavállalók bejelentését. Az alkalmazás az elmúlt évek során egyre népszerűbb lett a felhasználók körében, ma már átlagosan havi 150-200 ezer bejelentés történik az alkalmazáson keresztül.


Az EFO használata semmilyen speciális tudást nem igényel, ugyanakkor számos olyan automatikus ellenőrző funkcióval rendelkezik, amely egyszerűvé, és megbízhatóvá teszi a működését.

 

Megérkezett az EFO pro!

2020-ban megújult az EFO. Az alkalmazás továbbfejlesztésének célja, hogy még inkább egyszerűsítse a bejelentésekkel kapcsolatos adatok kezelését, és olyan új, kényelmi szolgáltatásokat nyújtson a felhasználók számára, mint:

  • felhő alapú adatmentés,
  • lehetőség több eszköz párhuzamos használatára,
  • adatállományok előállítása közvetlenül a könyvelői programokhoz,
  • munkavállalói adatok kiolvasása a személyi igazolványból.
 

A mobilapp új verziója önálló alkalmazásként, EFO pro néven érhető el a két legnagyobb mobilalkalmazás-áruházban, az AppStore-ban és a Google Play-en.

EFO pro applikáció App Store letöltés link
EFO pro applikáció Google Play letöltés link
 

Az EFO pro használatával a nagy létszámban foglalkoztató felhasználók olyan segítséget kapnak, mely jelentősen leegyszerűsíti a bejelentési kötelezettségük teljesítéséhez szükséges összetettebb adminisztrációs feladatokat.

  EFO EFO pro
Egyszerűsített foglalkoztatási jogviszony bejelentése mobilról bárhonnan    
Tömeges bejelentés kezelése    
Azonosítók beolvasása vonalkódból kamera segítségével    
Adóazonosító és TAJ-szám integritásának ellenőrzése    
Könyvelői adatok exportálása kézi feldolgozáshoz CSV formátumban    
Könyvelői adatok exportálása gépi feldolgozáshoz XML formátumban    
Azonnali nyomtatványcsere    
Az alkalmazásban elmentett adatok visszaállítása felhőből    
Több készülék párhuzamos használata    
Munkavállalói adatok kiolvasása eSZIG-ből (NFC-képes Android eszközön)    
Munkavállalói adatok megosztása más felhasználókkal    

Az EFO pro alkalmazás használata

Regisztráció és bejelentkezés

Új munkáltató hozzáadása

Új munkavállaló hozzáadása

Munkavállaló bejelentése

 

Az EFO és az EFO pro általános, közös funkciói

Az EFO és EFO pro alkalmazás az egyszerűsített foglalkoztatásról szóló 2010. évi LXXV. törvény (Efo.tv.) szerint létesíthető munkaviszony elektronikus bejelentésének támogatására készült, Ügyfélkapu felhasználók számára. Az egyszerűsített foglalkoztatás szabályairól a Nemzeti Adó és Vámhivatal (NAV) által készített információs füzet tartalmaz részletes információkat. Az alkalmazás segítségével beküldött bejelentések joghatása megegyezik a NAV által publikált „T1042E” jelű elektronikus adatlap kitöltésének és beküldésének joghatásával.

Az alkalmazással készített bejelentések beküldéséhez élő, érvényes Ügyfélkapu felhasználónévre és jelszóra van szükség. Az Ügyfélkapu létesítésével, használatával kapcsolatos információk a https://ugyfelkapu.magyarorszag.hu/ oldalon érhetők el.

Az Ügyfélkapun keresztül történt bejelentések visszaigazolását az alkalmazás tárolja, a NAV befogadását vagy elutasítását a felhasználó a beküldő Ügyfélkapujához tartozó Értesítési tárhelyén találja meg.

 

 

Az EFO pro plusz funkciói

  • Adattárolás a felhőben
     
    Az alkalmazás az elmentett munkáltató munkavállalói és bejelentési adatait nem a készüléken tárolja, hanem a felhasználói fiókhoz tartozó felhőben. Ez egyrészt biztonságot nyújt a felhasználónak, hiszen történjen bármi a készülékével, az EFO adatai megmaradnak, és azonosítást követően bármikor hozzáférhetők lesznek egy másik telefonról is. Másrészt a felhő alapú adattárolás lehetővé teszi, hogy egy munkáltató nevében egyidejűleg több készüléken is elvégezhessék a bejelentéseket, mivel az alkalmazás szinkronizálja az egyes eszközökön végzett tevékenységeket.
  • Azonnali nyomtatványcsere
     
    A beküldéshez használt NAV-űrlapot a korábbi EFO applikáció esetében maga a mobilalkalmazásban tárolja, így korábban minden január 1-jén, illetve év közben (pl. rendkívüli űrlapverzió-váltásokkor) a mobilapp új verziójának kiadására is szükség volt. Az aktuális frissítések elkészítésén túl, további 1-2 napot vett igénybe, amíg a Google és az Apple az új verziókat bevizsgálta, majd elérhetővé tette az áruházakban. A felhasználók ezt követően végezhették el a szükséges frissítést. Az EFO pro esetében az űrlap is a felhőben található, az alkalmazás onnan tölti le használat közben, így az új űrlap megjelenésekor a nyomtatványcsere azonnal megtörténik. Ezáltal a felhasználóknak semmilyen frissítés telepítésére nincs szükségük.
  • eSZIG-olvasás
     
    Android készülékek esetén – a telefonba épített NFC-chip segítségével – lehetőség van az új típusú személyigazolványokban tárolt, a bejelentéshez szükséges adatok kiolvasására. Ehhez nem kell mást tenni, mint – új munkavállaló adatfrissítése során – a jobb felső sarokban megjelenő eSzemélyi piktogramot választani, majd az igazolványt a telefonhoz érinteni és követni a kijelzőn megjelenő utasításokat. (A funkció iOS készülékeken nem érhető el, mert az Apple nem engedélyezi a fejlesztők számára a készülékben található NFC-chiphez történő hozzáférést. Android eszközök esetén az EFO pro alkalmazás automatikusan érzékeli, hogy a készülékben lévő NFC-chip támogatott-e, és ennek függvényében jelenik meg a piktogram az új munkavállaló felvétele felületen.)
  • Könyvelői adatok exportálása közvetlen könyvelői programba történő betöltéshez
     
    Az EFO pro alkalmazás támogatja a havi munkáltatói, kifizetői járulékbevallás (’08) egyszerűsített foglalkoztatás céljára létrehozott munkaviszony adatait tartalmazó lapjának kitöltését. Az alkalmazásban tett bejelentések adatai a „Könyvelői export” funkció segítségével olyan formátumban is exportálhatók, amelyek közvetlenül betölthetők az erre felkészített könyvelő, bérszámfejtő programokba, így egyszerűen beemelhetők az Általános Nyomtatvány-kitöltő Keretprogram (ÁNYK) által kezelt járulékbevallásba és lehetővé teszik a NAV számára történő beküldés előkészítését is.

    Az EFO pro által előállított fájl lehet CSV vagy XML állomány, amelyek közül a felhasználó aszerint választhat, hogy milyen kiterjesztésű fájllal szeretne dolgozni. A bevallási részadatok összeállításához a számítógépén elegendő megnyitni az EFO alkalmazást, majd a felső menüsorból kiválasztani a „Könyvelői export” funkciót. Ennél a menüpontnál megadhatjuk, hogy a bejelentések adatait mely havi időtartamra szeretnénk előállítani, valamint kiválaszthatjuk, hogy mely munkáltató nevében tett bejelentéseket szeretnénk kigyűjteni. Az „Export” gombra kattintva a kért fájl előáll. Ennek a fájlnak a felhasználásához kövessük saját könyvelői programunk útmutatását.

    Amennyiben saját könyvelői alkalmazásunkat szeretnénk képessé tenni az EFO pro által előállított export fájlok feldolgozására, az ehhez szükséges XSD sémát és egy minta XML fájlt innen tölthetünk le.
  • Adatkezelés – titkosítás
     
    Napjaink kétségkívül legfontosabb informatikai kihívása az adatbiztonság. Az EFO pro oly módon felel meg a jogszabályi elírásoknak, hogy ahol lehet, az adatvédelmi rendelkezések betartásában is támogatja a felhasználót. Éppen ezért, a program automatikus törlést végez az alábbi esetekben:
    • az EFO pro törli az adott munkavállalót, ha annak adatait rögzítették az alkalmazásban, de a munkavállalót nem jelentették be a rögzítést követő 60 nap során (A törlés természetesen nem érint olyan adatot, amely valamely megtett beküldéshez kapcsolódik!);
    • törlésre kerül továbbá minden olyan, a bejelentésekhez kapcsolódó adat, amelynek tárolására szóló jogszabályi előírás, felhatalmazás elévül. Ez a törlés egy adott bejelentés esetében leghamarabb a bejelentést követő 6. év leteltét követő január 1-én lehetséges;
    • az alkalmazás törli azokat a felvett munkáltatókat, akik nevében a felhasználó legalább egy éve nem tett bejelentést;
    • azok a felhasználói fiókok is törlésre kerülnek, amelyekbe legalább 1 év elteltével be sem léptek. Ebben az esetben az alkalmazás három alkalommal küld figyelmeztető emailt a regisztrációs email címre: a törlést megelőzően 30, 7, illetve 1 nappal. A figyelmeztető emailben elhelyezett hivatkozásra kattintva a törlés megakadályozható!

    Az automatikus törlések célja, hogy kiszűrje a nem használt, inaktív fiókokat, és az alkalmazás ne tároljon olyan személyes adatot, amelyre a felhasználónak nincs jogszabályi felhatalmazása.

    Az EFO pro fejlesztésének egyik fontos követelménye volt, hogy a felhőben tárolt adatok az előírásoknak megfelelő módon kerüljenek titkosításra, és csak megfelelő jogosultság esetén, kizárólag az illetékes felhasználók számára legyenek hozzáférhetők. Az EFO pro másik fő tervezési szempontja az adatok szerver oldalon történő bizalmas kezelése, amely még az üzemeltető számára sem nyújt lehetőséget a betekintésre. Ennek érdekében a munkavállalók, illetve a bejelentések adatai csak titkosítva kerülnek tárolásra a felhőben, a titkosítás feloldásához szükséges egyedi felhasználói kulccsal pedig kizárólag maguk a felhasználók rendelkeznek a mobilkliensben. Így az adatokba történő betekintésre csak a felhasználó mobileszközén van lehetőség.
  • Biztonsági kulcs használata
     
    A titkosított adatállomány tartalmának megjelenítéséhez az egyedi kulcs szükséges. Fontos, hogy a kulcs elvesztése esetén az adatok visszaállítására nincs mód, mivel kulcs hiányában a kiszolgálón tárolt adatok visszaállítása semmilyen módon nem lehetséges. Érdemes tehát egy biztonsági másolatot készíteni róla, ezt az alkalmazás indításakor az EFO pro fel is ajánlja. A kulcsról a későbbiekben is készíthető másolat a Munkáltatók menüpontot megnyitva, a kívánt Munkáltató kiválasztását követő oldalon a Kulcs mentése parancs segítségével.

    A kulcs megosztásával lehetőség van arra, hogy egy munkáltatóhoz rendelt, az EFO pro-ban tárolt munkavállalói adatokhoz más felhasználók is hozzáférjenek. Ez főleg akkor lehet hasznos, ha több EFO pro felhasználó, több különböző készüléken végez bejelentést. A megosztáshoz az elmentett adatokat tartalmazó felhasználónak ki kell választania a Munkáltatók menüpontot, majd ott a kívánt Munkáltatóra kattintva megjelenik a Megosztások lehetőség. A megnyíló oldalon az „Új” paranccsal lehet a megosztást kezdeményezni, majd meg kell adni a másik fél email címét, akivel a munkavállalói adatbázist szeretnénk megosztani. Az EFO pro ezt követően az email csatolmányaként elküldi a hozzáféréshez szükséges kulcsot.

Általános biztonsági tudnivalók, korlátozások, feltételek

Az alkalmazás – biztonsági okokból – minden bejelentés beküldése előtt elkéri a felhasználó Ügyfélkapu jelszavát, vagyis a jelszó tárolására az alkalmazás tudatosan nem ad lehetőséget.

Az alkalmazás nem tudja ellenőrizni, hogy a beküldő jogosult-e valamely munkáltató nevében bejelentést küldeni, így azokat a bejelentéseket is sikeres beküldésként tárolja, amelyeket a NAV a bejelentés ellenőrzése után visszautasít.

A bejelentések NAV rendszerében tárolt állapota biztonsági okokból az internet felől nem hozzáférhető. Az Ügyfélkapu értesítési tárhely tartalma csak böngészőben történt azonosítás után elérhető, az alkalmazás nem képes ezt lekérdezni.

 

Az alkalmazás működéséhez szükséges alapfeltételek:
  • internetkapcsolat: WiFi, mobilnet, stb., melyhez előfizetés szükséges és az adatforgalomnak külön költsége lehet,
  • Ügyfélkapu regisztráció,
  • meghatalmazás a beküldéshez (ezt a szoftver nem tudja ellenőrizni, a NAV a meghatalmazással nem rendelkezők esetében elutasítja a bejelentést és ezt az értesítési tárhelyen jelzi),
  • az EFO pro használatához legalább Android 6.0 vagy iOS 10 operációs rendszerrel rendelkező okostelefon szükséges.
Kérdése van?

Szakmai jellegű tanácshoz válassza a chat ablakot!

Technikai segítség esetén írjon az info@nisz.hu e-mail címre, munkatársaink készséggel állnak rendelkezésére.