A beküldéshez használt NAV-űrlapot a korábbi EFO applikáció esetében maga a mobilalkalmazásban tárolja, így korábban minden január 1-jén, illetve év közben (pl. rendkívüli űrlapverzió-váltásokkor) a mobilapp új verziójának kiadására is szükség volt. Az aktuális frissítések elkészítésén túl, további 1-2 napot vett igénybe, amíg a Google és az Apple az új verziókat bevizsgálta, majd elérhetővé tette az áruházakban. A felhasználók ezt követően végezhették el a szükséges frissítést. Az EFO pro esetében az űrlap is a felhőben található, az alkalmazás onnan tölti le használat közben, így az új űrlap megjelenésekor a nyomtatványcsere azonnal megtörténik. Ezáltal a felhasználóknak semmilyen frissítés telepítésére nincs szükségük.

Android készülékek esetén – a telefonba épített NFC-chip segítségével – lehetőség van az új típusú személyigazolványokban tárolt, a bejelentéshez szükséges adatok kiolvasására. Ehhez nem kell mást tenni, mint – új munkavállaló adatfrissítése során – a jobb felső sarokban megjelenő eSzemélyi piktogramot választani, majd az igazolványt a telefonhoz érinteni és követni a kijelzőn megjelenő utasításokat. (A funkció iOS készülékeken nem érhető el, mert az Apple nem engedélyezi a fejlesztők számára a készülékben található NFC-chiphez történő hozzáférést. Android eszközök esetén az EFO pro alkalmazás automatikusan érzékeli, hogy a készülékben lévő NFC-chip támogatott-e, és ennek függvényében jelenik meg a piktogram az új munkavállaló felvétele felületen.)

Az EFO pro alkalmazás támogatja a havi munkáltatói, kifizetői járulékbevallás (’08) egyszerűsített foglalkoztatás céljára létrehozott munkaviszony adatait tartalmazó lapjának kitöltését. Az alkalmazásban tett bejelentések adatai a „Könyvelői export” funkció segítségével olyan formátumban is exportálhatók, amelyek közvetlenül betölthetők az erre felkészített könyvelő, bérszámfejtő programokba, így egyszerűen beemelhetők az Általános Nyomtatvány-kitöltő Keretprogram (ÁNYK) által kezelt járulékbevallásba és lehetővé teszik a NAV számára történő beküldés előkészítését is.

Az EFO pro által előállított fájl lehet CSV vagy XML állomány, amelyek közül a felhasználó aszerint választhat, hogy milyen kiterjesztésű fájllal szeretne dolgozni. A bevallási részadatok összeállításához a számítógépén elegendő megnyitni az EFO alkalmazást, majd a felső menüsorból kiválasztani a „Könyvelői export” funkciót. Ennél a menüpontnál megadhatjuk, hogy a bejelentések adatait mely havi időtartamra szeretnénk előállítani, valamint kiválaszthatjuk, hogy mely munkáltató nevében tett bejelentéseket szeretnénk kigyűjteni. Az „Export” gombra kattintva a kért fájl előáll. Ennek a fájlnak a felhasználásához kövessük saját könyvelői programunk útmutatását.

Amennyiben saját könyvelői alkalmazásunkat szeretnénk képessé tenni az EFO pro által előállított export fájlok feldolgozására, az ehhez szükséges XSD sémát és egy minta XML fájlt kell letöltenünk a NAV oldaláról.

Napjaink kétségkívül legfontosabb informatikai kihívása az adatbiztonság. Az EFO pro oly módon felel meg a jogszabályi elírásoknak, hogy ahol lehet, az adatvédelmi rendelkezések betartásában is támogatja a felhasználót. Éppen ezért, a program automatikus törlést végez az alábbi esetekben:

• az EFO pro törli az adott munkavállalót, ha annak adatait rögzítették az alkalmazásban, de a munkavállalót nem jelentették be a rögzítést követő 60 nap során (A törlés természetesen nem érint olyan adatot, amely valamely megtett beküldéshez kapcsolódik!);
• törlésre kerül továbbá minden olyan, a bejelentésekhez kapcsolódó adat, amelynek tárolására szóló jogszabályi előírás, felhatalmazás elévül. Ez a törlés egy adott bejelentés esetében leghamarabb a bejelentést követő 6. év leteltét követő január 1-én lehetséges;
• az alkalmazás törli azokat a felvett munkáltatókat, akik nevében a felhasználó legalább egy éve nem tett bejelentést;
• azok a felhasználói fiókok is törlésre kerülnek, amelyekbe legalább 1 év elteltével be sem léptek. Ebben az esetben az alkalmazás három alkalommal küld figyelmeztető emailt a regisztrációs email címre: a törlést megelőzően 30, 7, illetve 1 nappal. A figyelmeztető emailben elhelyezett hivatkozásra kattintva a törlés megakadályozható!

Az automatikus törlések célja, hogy kiszűrje a nem használt, inaktív fiókokat, és az alkalmazás ne tároljon olyan személyes adatot, amelyre a felhasználónak nincs jogszabályi felhatalmazása.

Az EFO pro fejlesztésének egyik fontos követelménye volt, hogy a felhőben tárolt adatok az előírásoknak megfelelő módon kerüljenek titkosításra, és csak megfelelő jogosultság esetén, kizárólag az illetékes felhasználók számára legyenek hozzáférhetők. Az EFO pro másik fő tervezési szempontja az adatok szerver oldalon történő bizalmas kezelése, amely még az üzemeltető számára sem nyújt lehetőséget a betekintésre. Ennek érdekében a munkavállalók, illetve a bejelentések adatai csak titkosítva kerülnek tárolásra a felhőben, a titkosítás feloldásához szükséges egyedi felhasználói kulccsal pedig kizárólag maguk a felhasználók rendelkeznek a mobilkliensben. Így az adatokba történő betekintésre csak a felhasználó mobileszközén van lehetőség.

A titkosított adatállomány tartalmának megjelenítéséhez az egyedi kulcs szükséges. Fontos, hogy a kulcs elvesztése esetén az adatok visszaállítására nincs mód, mivel kulcs hiányában a kiszolgálón tárolt adatok visszaállítása semmilyen módon nem lehetséges. Érdemes tehát egy biztonsági másolatot készíteni róla, ezt az alkalmazás indításakor az EFO pro fel is ajánlja. A kulcsról a későbbiekben is készíthető másolat a Munkáltatók menüpontot megnyitva, a kívánt Munkáltató kiválasztását követő oldalon a Kulcs mentése parancs segítségével.

A kulcs megosztásával lehetőség van arra, hogy egy munkáltatóhoz rendelt, az EFO pro-ban tárolt munkavállalói adatokhoz más felhasználók is hozzáférjenek. Ez főleg akkor lehet hasznos, ha több EFO pro felhasználó, több különböző készüléken végez bejelentést. A megosztáshoz az elmentett adatokat tartalmazó felhasználónak ki kell választania a Munkáltatók menüpontot, majd ott a kívánt Munkáltatóra kattintva megjelenik a Megosztások lehetőség. A megnyíló oldalon az „Új” paranccsal lehet a megosztást kezdeményezni, majd meg kell adni a másik fél email címét, akivel a munkavállalói adatbázist szeretnénk megosztani. Az EFO pro ezt követően az email csatolmányaként elküldi a hozzáféréshez szükséges kulcsot.